La digitalizzazione documentale è un passo fondamentale per ottimizzare i processi, ridurre gli sprechi e garantire una gestione moderna e sicura degli archivi.
Siamo specializzati nella gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: con noi elimini la carta e ottimizzi l’organizzazione e la durata dei tuoi documenti.
Offriamo un servizio completo e modulare di digitalizzazione, studiato per rispondere alle esigenze di una vasta gamma di clienti, tra cui aziende di diversi settori, studi notarili, commercialisti, banche, ospedali ed enti della pubblica amministrazione.
I nostri servizi di digitalizzazione includono:
1. Ritiro e gestione iniziale dei documenti
Ritiriamo i documenti direttamente presso le sedi delle aziende, utilizzando automezzi dedicati. Ogni fascicolo viene catalogato e confezionato in box sicuri prima di essere trasferito nei nostri centri di digitalizzazione, adiacenti ai magazzini di stoccaggio.
2. Preparazione dei documenti per la digitalizzazione
I fascicoli vengono normalizzati dai nostri specialisti: rimuoviamo graffette, punti metallici, elastici e buste. Inoltre, i documenti vengono suddivisi in sottocategorie (es. catasto, urbanistica, antiriciclaggio) utilizzando codici a barre per facilitare il successivo processo di digitalizzazione.
3. Scansione e Data Entry
Dopo la scansione, i file digitali vengono arricchiti con metadati specifici, definiti insieme al cliente. Questi metadati rendono i documenti facilmente ricercabili, semplificando ogni attività di consultazione.
4. Archivio digitale su piattaforma web
I documenti digitalizzati sono caricati sul nostro portale web, dove possono essere consultati in modo rapido e intuitivo. La piattaforma offre chiavi di ricerca avanzate per accedere ai fascicoli in pochi clic.
5. Stoccaggio sicuro dei documenti fisici
Oltre alla digitalizzazione, offriamo un servizio di archiviazione fisica in magazzini attrezzati. Su richiesta, possiamo effettuare scansioni on-demand o riconsegnare gli originali presso la tua sede entro 48 ore.
I vantaggi della nostra digitalizzazione
-> Efficienza operativa
Accedi ai tuoi documenti in pochi secondi, da qualsiasi dispositivo.
-> Rispetto delle normative
I processi sono progettati per garantire la conformità alle normative vigenti, con particolare attenzione alla sicurezza e alla privacy.
-> Personalizzazione
I metadati e i flussi di lavoro sono adattate alle tue esigenze.
-> Riduzione dei costi
Elimina la gestione cartacea e migliora la produttività.
-> Rispetto della legge 68/99
Puoi coprire le tue quote di assunzioni obbligatorie.
Trasforma la gestione dei documenti: soluzioni digitali su misura per ogni settore.
Chi può beneficiare dei nostri servizi
Notai e studi professionali
Organizziamo e digitalizziamo atti e fascicoli, semplificando la gestione dell’archivio.
Banche e assicurazioni
Rendiamo più agili i processi amministrativi e di compliance.
Enti pubblici e ospedale
Ottimizziamo la gestione di grandi volumi di documenti nel pieno rispetto delle normative.
Aziende private
Velocizziamo l’accesso a informazioni strategiche per decisioni rapide e accurate.
